Загляньте у свій список справ — скільки в ньому пунктів? Швидше за все, там безліч різних завдань, від дрібних до важливих. Але замість того, щоб займатися їхнім виконанням, чимало людей вибирає рутинні справи: чистить клавіатуру, перекушує або відповідає на листи. Чому це так?
Відповідь проста — коли є багато справ, важко зрозуміти, які з них важливіші та які потрібно зробити найперше. Завдання, які не важливі, виконати набагато легше. Вони вирішуються швидше та з набагато меншими клопотами, що дозволяє отримати задоволення від їхнього виконання. Завдяки подібній «ейфорії досягнень» можна постійно затягувати із виконанням важливих справ.
Один зі способів впоратися з напруженням, пов’язаним з намаганнями організувати свій день, — це розписати справи в таблиці. Наприклад, у .
Президентське натхнення
Президент Дуайт Ейзенхауер був відомий своїми навичками управління часом. Кажуть, ще до роботи в Овальному кабінеті він зажив репутації генерала із п’ятьма зірками: був дуже продуктивним і міг швидко знаходити рішення складних завдань.
Виступаючи у 1954 році в Північно-Західному університеті, він процитував слова : «У мене є два типи проблем — термінові та важливі. Термінові не є важливими, а важливі ніколи не бувають терміновими».
Принципи, що лежать в основі цих слів, використовувалися для створення техніки управління часом, яку також приписували Ейзенхауеру. Невідомо, чи дійсно він розробив її, однак його ім’ям назвали таблицю (матрицю), що дозволяє продуктивно розпоряджатися своїм часом протягом дня.
Уявіть собі таблицю із чотирма квадрантами. У них можна розписати все, що є у вашому списку справ.
Матриця Ейзенхауера
Експерт Джеймс Плейс пояснює, як розподілені завдання в матриці Ейзенхауера:
• термінові та важливі (завдання, які потрібно зробити негайно);
• важливі, але не термінові (завдання, які планується зробити пізніше);
• термінові, але не важливі (завдання, які можна доручити комусь іншому);
• не термінові й не важливі (завдання, які можна викреслити).
Іноді важко зрозуміти різницю між «терміновим» і «важливим». Зрозуміло, що невідкладні завдання — це ті, на які потрібно одразу реагувати: електронні листи, телефонні дзвінки, тексти, новини. Але, з іншого боку, як пише блогер Бретт Маккей: «Важливими завданнями є речі, які допомагають довгостроковій місії, цінностям і цілям».
Робота з таблицею
Вибір способу роботи з матрицею Ейзенхауера залежить від того, як ви звикли організовувати список справ. Якщо вам зручніше накидати його папері, тоді просто розділіть листок на чотири частини та відсортуйте справи за перерахованими вище категоріями. Можна скористатися готовим .
Той, хто не звик записувати справи на папері, а вважає за краще мати справу з телефоном або комп’ютером, може використовувати щось на зразок або .
Можливо, вам і не потрібне фізичне використання матриці Ейзенхауера. Створіть її у своїй голові: це допоможе оптимізувати процес мислення і, перебуваючи у ситуації, що вимагає визначення пріоритету завдань, ви навчитеся швидко розподіляти справи за важливістю.
Читайте далі:
«Правило однієї хвилини» може змінити ваше життя
Від щоденного перегляду заголовків новин можна захворіти
Керуйте своєю увагою, а не часом
Як навчитися чогось за 5 годин на тиждень
