Загляните в свой список дел — сколько в нём пунктов? Скорее всего, там множество разных заданий, от мелких до важных. Но вместо того, чтобы заниматься их выполнением, многие выбирают рутинные дела: чистят клавиатуру, перекусывают или отвечают на письма. Почему это так?
Ответ прост — когда есть много дел, трудно понять, какие из них важнее и какое нужно сделать в первую очередь. Задачи, которые не важны, выполнить намного легче. Они решаются быстрее и с гораздо меньшими хлопотами, что позволяет получить удовлетворение от их выполнения. Благодаря подобной «эйфории достижений» можно постоянно затягивать с выполнением важных дел.
Один из способов справиться со стрессом, связанным с попыткой организовать свой день, — это расписать дела в таблице. Например, в .
Президентское вдохновение
Президент Дуайт Эйзенхауэр был известен своими навыками управления временем. Говорят, ещё до работы в Овальном кабинете он приобрёл репутацию генерала с пятью звёздами: был очень продуктивным и мог быстро находить решение сложных задач.
Выступая в 1954 году в Северо-Западном университете, он процитировал слова : «У меня есть два типа проблем — срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными».
Принципы, лежащие в основе этих слов, использовались для создания техники управления временем, которую также приписывали Эйзенхауэру. Неизвестно, действительно ли он разработал её, однако его именем назвали таблицу (матрицу), позволяющую продуктивно распоряжаться своим временем в течение дня.
Представьте себе таблицу с четырьмя квадрантами. В них можно расписать всё, что есть в вашем списке дел.
Матрица Эйзенхауэра
Эксперт Джеймс Плейс объясняет, как распределены задачи в матрице Эйзенхауэра:
- срочные и важные (задачи, которые нужно сделать немедленно);
- важные, но не срочные (задачи, которые планируется сделать позже);
- срочные, но не важные (задачи, которые можно поручить кому-то другому);
- не срочные и не важные (задачи, которые можно вычеркнуть).
Иногда трудно понять разницу между «срочным» и «важным». Ясно, что неотложные задачи — это те, на которые нужно сразу реагировать: электронные письма, телефонные звонки, тексты, новости. Но, с другой стороны, как пишет блогер Бретт Маккей: «Важными задачами являются вещи, которые помогают долгосрочной миссии, ценностям и целям».
Работа с таблицей
Выбор способа работы с матрицей Эйзенхауэра зависит от того, как вы привыкли организовывать список дел. Если вам удобнее набросать его бумаге, тогда просто разделите лист на четыре части и отсортируйте дела по перечисленным выше категориям. Можно воспользоваться готовым .
Те, кто не привык записывать дела на бумаге, а предпочитает иметь дело с телефоном или компьютером, могут использовать что-то вроде или .
Возможно, вам и не нужно физическое использование матрицы Эйзенхауэра. Создайте её в своей голове: это поможет оптимизировать процесс мышления, и, находясь в ситуации, требующей определения приоритета задач, вы научитесь быстро распределять дела по важности.
Читайте далее:
«Правило одной минуты» может изменить вашу жизнь
От ежедневного просмотра новостных заголовков можно заболеть
Управляйте своим вниманием, а не временем
Как научиться чему-либо за 5 часов в неделю